目次
株式会社ゴールドサービス
伊藤祐貴様
交通誘導警備をメインに2号警備を行っている株式会社ゴールドサービス様。
自社で行う給与前払い業務と勤怠集計作業の工数に課題を感じ、
JOBPAYとJOBPAY 打刻の導入に至りました。
導入前に抱えていた課題から導入後の効果や運用方法についてお伺いしました。
事業内容や伊藤さんの主な業務内容についてお聞かせください
弊社は、”今日も一日ゴールドなサービスを”という理念のもと、名古屋、豊橋、浜松などに7つの拠点を構え、約300人の隊員を抱える警備会社です。
私の現在の業務は総務、隊員への指導、そして煩雑になっている業務の効率化です。
その中でも直近で取り組んでいたのは、給与前払い業務にかかる工数を削減することでした。
給与前払い業務は具体的にどのような状態になっていたのですか？
隊員に前払いをするためだけに残業が発生している状態でした。
弊社では、前払いが必要な隊員は申請書を記載し、それを各営業所へもってきてもらう運用でした。そのため担当者は、隊員から申請がある度に書類内容を確認し、問題なければ前払い金を手渡しします。
一人の隊員に一回前払いを行うのにも手間がかかっている状態でした。そして月末になると給与支払いのために、大量の前払い申請書を確認して控除作業が発生します。
隊員によって現場や勤務時間が異なるため、全員が営業所の空いている時間に前払い申請をできるわけではありません。
本来の業務が終わっていても隊員が営業所にくるまで待っている必要がありましたし、営業所によっては担当者が休日に対応していたなんてこともありました。そのため「隊員に前払いをできる状態のままで担当者の作業はなくしたい。」と考えていたんです。
ただ社内では、このような状況に対して大きな違和感を感じていなく、むしろこれが当たり前だから作業を効率化し工数を削減することはできるわけがないという雰囲気になっていました。
しかし私は、現代はめまぐるしいスピードで変化しており様々な課題を解決するサービスがでてきているので「この状況を打破できるシステムは必ずある」と考えていました。
JOBPAYの導入を決めた時、懸念事項はありませんでしたか？
勤怠情報をデータ化する作業が発生してしまうことが不安ではありましたが、その点はJOBPAYが解決してくれました。
給与前払いサービス JOBPAYは勤怠情報をアップロードするだけで隊員へ前払いが可能。従業員もATMで前払い金が受け取れるので利便性が高いサービスであることは理解でき、導入を検討していました。
しかしJOBPAYに限らず、世の中にある給与前払いサービスは従業員の勤怠情報をアップロードする必要があるため、勤怠情報がデータ化されている必要があります。
弊社は、月に1回などまとまったタイミングで隊員から勤怠実績が記載された紙を全て受け取り、集計していました。そのためデータ化するとなると前払いが必要な隊員は毎日勤怠実績表を営業所に提出し、担当者がそれを受け取りデータ入力する作業が発生してしまいます。
給与前払いサービスを導入すれば隊員に前払い金を手渡ししたり、申請書を受け取る作業は減りますが、新たに勤怠情報をデータ化する作業がでてくるので結果的に工数削減にはならないのです。
そんなことをJOBPAYの方にお話したところ、追加でJOBPAY 打刻も提供できるとご提案をいただきました。
JOBPAY 打刻は、隊員がスマホやPCから打刻でき、その情報をデータ化できます。JOBPAYと自動連携もできますので弊社のような前払いサービスを導入したいけど、勤怠情報のデータ化をネックに感じてしまう企業にもってこいのサービスです。
前払い業務を効率化しようと考えて導入するのが給与前払いサービス。
前払い対応はなくせても、勤怠情報のデータ化など新しく手間がかかる作業が増えたら意味がありません。
一度給与前払いサービスを検討したけど、同じような悩みがあり導入に踏み切れなかった企業も多いのではないでしょうか。
JOBPAYとJOBPAY 打刻は問題なく運用できていますか？
両方のシステムの作業を1つのフローにできており、問題なく運用できております。
弊社は以下のフローで対応しており、各作業がとてもシンプルなので特に困らず運用できています。
①隊員へJOBPAYの登録方法とJOBPAY 打刻の操作方法を説明。
②隊員自身でJOBPAYの登録。
③登録完了メールを受信。
④担当者がJOBPAY 打刻に隊員情報登録。
⑤JOBPAY 打刻のログインIDの通知を受信
⑥スマホで打刻。
この一連の流れが済めば、隊員はJOBPAYもJOBPAY 打刻も利用できるようになり、後は最初に説明した通り対応してもらいます。
JOBPAYとJOBPAY 打刻は自動連携されているので、隊員が打刻したら担当者が内容を確定次第で前払いができる状態になり、勤務当日に前払いが可能になります。管理画面で隊員の勤怠情報を確認できるのでそこも安心です。
弊社は、隊員にスマホを貸与しています。
打刻をすることも、JOBPAYアプリで受け取れる前払い金額の確認することもスマホでできるので便利です。
仮にスマホが使えない状態だったり、操作に慣れなかったりしても、各営業所のPC上からでも打刻できるので問題ありません。
操作画面がとてもシンプルなので、操作に戸惑うことは少ないのではないかと思います。
導入後の効果はいかがでしょうか？
隊員が打刻したらその勤怠情報が自動でJOBPAYに連携されるので、ほとんどなにもせずに前払いができていると言っても過言ではなく、大幅に工数を削減できております。
これまであった前払い申請への直接の対応がなくなったことで残業時間が減り、一部の営業所で発生していた休日対応も不要となりました。
また会社全体での前払いに関するルール、対応方法を統一することができました。
担当者は他の職務に集中できるようになり、現場へ出向く回数も増やせることで隊員とのコミュニケーションを更によくする効果にもつながっています。
もちろん今も給与計算時の控除作業は必要ですが、JOBPAYの控除データを給与計算システムにアップロードするだけです。
隊員は24時間365日いつでも現場帰りの駅やコンビニのATMで前払い金を引き出すことができます。前払いを受け取るために営業所まで戻っていた時間も交通費もかからなくなったことは喜んでもらえていると思います
これからも隊員数が増加していくことを考えると、これまでの状態で前払い対応し続けるのは現実的ではありません。JOBPAYとJOBPAY 打刻のお陰で会社全体の業務が効率化できて、周りから感謝されています。
導入して本当によかったなと思います。
