警備員の管理をたったこれだけで！？課題とコツを紹介！！

1年間を通して1日の休みもなく、1日24時間態勢で業務にあたる仕事の1つが警備員です。もちろん同じ警備員が継続して働き続けることはありませんが、複数の警備員を管理する企業では、文字通り年中無休で警備員の業務をサポートしなければなりません。

【隊員の上下番管理をラクにする方法を知りたい】

【配置にあたり隊員の特性も踏まえないといけなく、考えるのが大変】

【勤怠を紙で管理しているため、給与計算にあたり入力作業が発生してしまう】
とお悩みではありませんか。

本記事では、勤怠管理、配置管理、給与計算管理のコツや効率化方法について記載しております。

警備員管理で行うこと

昼夜を問わず動き続ける警備業務では、離れた場所にいる警備員を効率的に管理する能力が求められます。では警備の仕事とはどのようなもので、どのような仕組みで管理されているのか、まずは警備業界の大まかな特徴から紹介しましょう。

1.1警備員の仕事とは

警備員の仕事は大きく4つに分類されていて、それぞれに細かい業務内容や必要な資格などが決められています。その4つの業務は以下の通りです。

現在全国の警備業者は2019年末の時点で約9,900社、警備員の数はおよそ57万人と推計されています。これだけ多くの警備員が、警察などの公的機関とは別に、社会の安全を確保するため地域を問わずあらゆるシーンで働き続けているのです。
参考：全国警備業協会「警備業について」　ALSOK「一目でわかる警備業とALSOK」

1.2警備員管理業務の概要

幅広い業務にプロの警備員を派遣する管理業者は、24時間態勢で、異なる現場で活動する警備員を集中的にコントロールしなければなりません。

そのため現場での業務管理はもちろんのこと、現場に直行直帰することが多い警備員の出退勤や、引き継ぎなどの管理を効率よく行う必要があります。

さらに複雑な人員配置やシフト管理を行い、一定期間ごとに勤務実績を確認して給与計算～支払いも行います。その他にも派遣先とのやりとり、トラブルへの対処などが必要になり、警備員に対しては定期的な「現任教育」を実施しなければなりません。

一般的な職業のように、場所や時間が限定されることがないので、すべての業務を円滑にこなすことが非常に難しい仕事といえるでしょう。

警備員管理における課題

警備員管理の難しさは、まさに「管理」のひと言に尽きます。

場所・時間・シフトがまちまちな警備員を、どうすれば効率的に管理できるのかが最大の課題です。しかも規模が大きくなるほど管理が複雑になり、既存のアナログ的手法では対応が難しくなります。ここでは、そうした細かい課題について検証してみましょう。

2.1勤怠管理に関する課題

警備員が勤務する現場は、屋内・屋外問わずさまざまです。

特に屋外では日ごとに現場が異なる場合もあります。そのため現場への出退勤を含め、業務の途中経過などは、今でも電話でやり取りすることが一般的かもしれません。出退勤とシフトの交代時には、この応対だけでも膨大な手間がかかります。

また、屋外の現場などではタイムカードでの勤怠管理もできず、時間通りに警備員が業務を遂行しているかどうかは、基本的に本人を信用するしかありません。勤怠記録は管理者がそれぞれの現場ごとに行わなければならず、集計する時にも多くの時間と手間を割かなければなりません。一般企業のように、勤怠を一元的に管理できないことは、警備業界の大きな悩みの1つでしょう。

2.2シフトや人員配置の課題

多くの現場を抱えていると、シフトの確定にも頭を悩ますことになります。

ある程度固定したシフトが作成できればよいのですが、流動的な現場に対応する必要がある場合には、状況に応じてシフトを組み替えなければなりません。
さらに、突然欠勤者が出たりすると、その対応にもかなりの手間がかかります。

現場への人員配置は、それぞれの警備員の特性を見極めたうえで、適材適所の原則に従い管理者が決定します。現場とシフトの流動性を考えると、管理者には熟達したスキルと経験が求められるでしょう。このような管理者を育成することも、警備員管理会社にとっては大きな負担になってしまいます。

2.3給与計算やデータ管理の課題

警備業界共通の悩みとして、時間的・場所的な広がりが大きいことは説明しました。日々の警備員管理が複雑になることは、勤怠管理を含むデータの処理も複雑になり、毎月の給与計算も非常に複雑になるということです。

警備員の勤怠データを集計して、派遣先のデータとズレがないかどうかを確認し、パソコンに入力するだけでも大変な作業になるでしょう。派遣先が複数の警備員の場合、それぞれに確認作業を行ってから集計しなければなりません。それらをもとに給与計算と支払いを行うことは、管理者と会計担当者にとってかなりの負担になるはずです。

また、日払いや週払いといった給与前払いを実施している企業も多いのではないでしょうか。
本来、月1回の勤怠データ集計、前払い申請書の受け取り、前払い金の振り込みなど作業が多く、煩雑になりやすいでしょう。
こちらも担当者にとってはかなり工数がかかる対応となるため、課題としてあげられます。

警備員管理の3つのコツ

新しい警備員管理システムの導入は検討せず、現状の業務環境を維持したままで、管理業務を改善するにはどうしたらよいでしょうか。

考えられるのは警備員それぞれの質を高めることと、さらに管理業務の仕組みを整理することです。そのような改善方法の中から実行可能で、しかも効果が高い方法を3つ紹介しましょう。

3.1警備員の人材育成を進める

1つ目に考えなくてはならないことは、警備員の能力とスキルを高めることです。

具体的には、今まで以上に研修に力を入れ、警備員ごとの質の違いをなくす必要があるでしょう。

警備員の人材育成に関しては、厚生労働省が「人材育成ツール」の活用法を公開しています。こうしたツールも利用しながら、とにかく現場で働く警備員の力を伸ばすことができれば、管理する側の負担も軽減されるでしょう。
参考：厚生労働省「警備業人材育成のために」

3.2警備員のモチベーションを高める

もう1つ現場での業務効率を上げる方法としては、警備員のモチベーションアップを図ることが挙げられます。

各現場の警備員が自主的に業務管理を行い、派遣先との確認・承認作業を進め、さらに積極的に交流を深めてくれれば、本部側で負担する管理業務が減らせるかもしれません。このように自主的に業務の改善を進めるためには、警備員のスキルアップと同時にモチベーションアップが欠かせません。

ではどのようにモチベーションを上げるのか、それにもやはり厚生労働省のツールのように、警備員の人材を育成することが必要でしょう。

また、もっと目に見える形で意識を高めるために、各種資格検定に挑戦する仕組みを整えるという方法もあります。警備員にとっては将来に役立つ資格が取得できると共に、社内でも1ランク上の立場を目指すことが可能になり、モチベーションも高まるはずです。やる気のある警備員が自発的に業務をこなしてくれれば、管理者の負担も軽減できるでしょう。

他にも魅力的な福利厚生を取り入れる事で、モチベーションをあげることも1つの手だと考えられます。スキルアップだけでなく安心して働けるか、充実した労働環境であるかもモチベーションをあげることに有効です。

3.3管理組織の階層化を進める

3つ目のポイントですが、それは警備員を含めた管理の仕組みを改善することです。

具体的には管理組織の階層化と考えればよいでしょう。一般企業の社内組織でも、上司から部下へという命令系統が必ず備わっています。こうした階層化が行われていないと、警備業務の管理はそれぞれの警備員個人に任されることになり、効率化は望めません。

そこで、1つの現場を担当するリーダーを配置して、その上には複数の現場を担当するリーダーを配し、最上部では管理部門が全体を統括する仕組みを作れば、警備員1人1人と管理部門が直接やり取りするよりも、はるかに効率的に業務全般を進められるでしょう。

この階層化を進めるためにも、やはり警備員の人材育成が欠かせません。
上級管理者から現場のリーダーまで、業務内容に合わせた教育を実施して、それぞれが自分の業務に責任を持つようにすれば、管理の流れがスムーズになり、効率化が果たせるのではないでしょうか。

警備員管理を効率化するには？

警備会社として一定以上の規模になった場合、または将来的に規模拡大を目指した経営を行う場合には、警備員管理をシステム化する必要があるかもしれません。

最新のシステムを利用すると、どのような課題が解決されるのか、管理効率化の視点から3つのポイントを紹介します。

4.1給与前払いサービスを導入

警備会社に給与の日払いや週払いはつきもの。自社で対応している企業も多いと思います。

しかし、上記した通り警備員によって現場や勤務時間が異なるため、勤怠データの集計作業や前払い金の計算が煩雑になっていることも少なくないでしょう。

そこでオススメなのは給与前払いサービスの導入です。警備員の勤怠データをアップロードをすれば、自動で前払い金の計算が可能なサービスや勤怠データの集計を効率化をする付帯機能がついたサービスがあります。

4.2勤怠管理システムを使う

現場への出勤・退勤を管理する手間は、勤怠管理システムを使うことで大幅に軽減できます。

現在はほとんどの警備員が、スマートフォンを利用していると思いますが、スマートフォンとタイムカードを連携させたシステムにより、出退勤をスマートフォンで管理できるようになります。

このシステムならタイムカードの役割と同時に、GPSを使って正確な位置情報を記録することもできます。スマートフォンではない携帯電話でも、通話やプッシュボタンによるタイムカードの打刻が可能です。

管理側でも今までのように1件ずつ電話で対応する必要がなくなり、勤怠管理はすべてシステムが自動で行ってくれるため、大幅な業務効率化が可能になるでしょう。

4.3警備員管理システムを導入する

勤怠管理以上に手間のかかるシフト管理、勤務データ管理、給与計算～支払い管理なども、警備員管理システムを導入することで、管理者が一元的に業務をこなせるようになります。

特に現在はクラウド型のシステムが主流になりつつあるので、警備員のように現場が離れた業務でも効率的な管理ができるようになりました。総合的なシステムであれば、派遣先クライアントとのやり取りから、シフトの作成や勤怠管理まで、クラウドサービスを介しての一括管理が可能です。ただしシステムの規模によってサービス内容が異なることには注意が必要です。

こうしたシステムを導入すると、警備員のデータをもとに人員配置を行い、現場では勤怠管理もスムーズにでき、最終的には自動で給与計算から支払いまでできるため、管理部門ではシステム管理だけに専念できます。

最新のバージョンでは、給与の支払いにプラスして、給与前払いのサービスまで備えたシステムも登場しています。

4.4管理体制の見直しを行う

最後に、新たなシステムを導入しないで既存のシステムを上手に利用しながら、管理を効率化する方法を考えてみましょう。

1つは前述した組織の階層化ですが、それと同時にデータ管理の見直しを行うとよいでしょう。やり方としては、可能な限りパソコン上で管理業務をするようにして、主要な業務を連携させることです。もちろんなるべくシンプルに、アナログ処理の方が効率的なものはそのままでもよいでしょう。

給与計算ソフトはすでに一般的ですから、他にはシフト管理や勤務データ管理もパソコンでできないか考えてみましょう。シフト管理に関しては、無料のソフトも利用できます。全体をエクセルで統一すれば、連携がスムーズにできるかもしれません。

最大のポイントは、今までの業務を見直して無駄な部分を洗い出し、まとめられる部分は整理してしまうことです。パソコンでできることとできないことを、はっきりと区別したほうがよいでしょう。

さらに当日の勤務状況や外部からの情報などは、直接パソコンに入力する仕組みを作っておけば、後日データをまとめ直す必要もなくなります。

まとめ

警備員の管理業務は、勤怠、配置、給与計算などとても幅広く、対応が煩雑になりがちです。そのため、本記事で紹介した管理の3つのコツや効率化の方法を実践することをオススメします。

給与前払い対応に工数を感じており、給与前払いサービス導入を検討していましたら「JOBPAY」はいかがでしょうか。
他サービスと比較して、運用工数が少なく、初期費用は0円です。隊員の勤怠データ集計を効率化する「JOBPAY 打刻」もあります。

詳細はサービス資料内に記載してあり、以下より無料でダウンロードいただけます。
資料請求フォーム（無料）はこちら▼